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Il nuovo codice MedTech

Il codice MedTech – l’associazione che riunisce a livello europeo le aziende del settore diagnostico e biomedico e le associazioni nazionali come Assobiomedica – regolamenta qualsiasi rapporto tra aziende, organizzazioni e professionisti sanitari anche nell’ambito di congressi ed eventi formativi allo scopo di garantire trasparenza, correttezza e responsabilità in ogni scambio tra le parti. Nel corso del tempo le norme sono diventate sempre più rigide, così come i controlli.

Soggette alla regolamentazione del codice sono anche le terze parti rappresentate da agenzie di eventi specializzate che possono operare in autonomia o per conto delle aziende per organizzare congressi o corsi di formazione scientifici.

Come opera il Codice MedTech

Il Codice, che non interferisce con la legislazione nazionale di un Paese, interviene ogni volta che un’azienda interagisce con stakeholder per attività che si svolgono nell’area geografica MedTech. Ma anche quando le aziende membro interagiscono con professionisti sanitari registrati in Paesi dell’area stessa, indipendentemente da dove si svolgono le attività. 

Il rispetto del codice da parte delle aziende membro si basa su 5 principi fondamentali:

  • Immagine e percezione: si basa sull’immagine percepita del comportamento delle industrie durante eventi e corsi di formazione. Fondamento di questo principio è che l’unico scopo del rapporto tra aziende, professionisti e organizzazioni sanitarie è la formazione scientifica. Ecco perché, ad esempio, non si possono organizzare congressi in hotel di lusso durante i periodi di alta stagione, invernale ed estiva. Anche tutto ciò che implica divertimento e svago deve essere inserito al di fuori della programmazione scientifica.
  • Trasparenza: qualsiasi interazione tra industria e professionisti e/o organizzazioni sanitarie che implichi un possibile conflitto di interesse e trasferimento di valore deve essere notificata nel dettaglio all’amministrazione ospedaliera, al superiore del professionista o a qualsiasi autorità competente.
  • Separazione: ogni interazione tra industria e professionisti e/organizzazioni sanitarie non deve orientare a preferenze di servizi e prodotti di un’azienda rispetto a quelli di un’altra.
  • Equivalenza: ogni prestazione fatta da un professionista sanitario per conto di un’azienda deve rispettare il fair market value ovvero il valore più alto di qualsiasi asset deve rientrare nei limiti in cui verrebbe venduto nel sistema del libero mercato;
  • Documentazione: qualsiasi rapporto tra industrie e professionista sanitario deve passare per un contratto scritto che includa lo scopo dell’interazione, i servizi che verranno prestati, la fee, le fatture.

I cambiamenti per le aziende con il nuovo codice MedTech

Con le novità introdotte nel codice MedTech negli ultimi anni si dice addio a ogni tipo di sponsorizzazione diretta nei corsi di formazione lasciando spazio solo a forme di sostegno indiretto da parte delle aziende. Ciò vuol dire che le imprese associate MedTech non possono più offrire un sostegno economico diretto ai singoli professionisti sanitari come copertura dei costi di partecipazione ad eventi organizzati da parti terze. Al posto della sponsorizzazione diretta per coprire i costi di partecipazione le aziende possono però fornire contributi formativi alle organizzazioni sanitarie che selezioneranno e inviteranno direttamente i professionisti del settore.

Si tratta quindi di un sostegno indiretto delle aziende alla formazione degli operatori sanitari tramite l’erogazione di contributi agli enti organizzatori che ne facciano richiesta. Oltretutto solo in presenza di un programma dettagliato e strutturato che assicuri un’alta qualità dell’evento. Con le modifiche al codice viene quindi proposto un nuovo modello di sostegno finanziario ai professionisti e alle organizzazioni sanitarie per la partecipazione a eventi formativi del settore.

Le aziende possono però continuare a decidere i contenuti degli eventi organizzati direttamente e continuare a reclutare i relatori, ma non i partecipanti. Allo scopo hanno bisogno della mediazione di una HCO (Healthcare organization), e cioè una società scientifica, un provider Ecm, un’università o un’azienda sanitaria a cui possono continuare a fornire contributi per finanziare la formazione.

Per non dare troppo importanza alla destinazione dell’evento piuttosto che ai suoi contenuti viene inoltre introdotto il divieto di far riferimento ad aspetti turistici e attrattivi del luogo in cui si svolge il convegno organizzato da terze parti e sponsorizzato dalle aziende di settore.

Il nuovo codice MedTech prevede anche il cambiamento dei grant educazionali

Dalla sponsorizzazione diretta si passa quindi ai contributi formativi (i grant educazionali) erogati in via indiretta per sostenere la partecipazione degli HCP sotto forma di iscrizione, viaggio o soggiorno in hotel per la durata del convegno. I partecipanti che presentano richiesta ricevono i grant educazionali dalle società scientifiche stesse che scelgono come utilizzarli sulla base delle loro valutazioni. Le risorse vengono cioè concesse alle organizzazioni (università, ospedali, associazioni, società scientifiche) e non ai singoli partecipanti escludendo così contributi diretti ai medici per viaggio, alloggio e costi di partecipazione. Saranno le organizzazioni a selezionare in autonomia i medici che beneficeranno di eventuali contributi a supporto della loro partecipazione agli eventi.

Le aziende non possono assolutamente sostenere economicamente gli accompagnatori a un evento, a meno che questi non abbiano un diretto interesse professionale per il tema della manifestazione. Viaggio, vitto e alloggio e qualsiasi altro benefit dell’ospitalità sono quindi a carico dell’accompagnatore del partecipante.

Le ultime revisioni del codice MedTech di marzo 2022

Il primo gennaio 2023 sono entrate in vigore le ultime revisioni del Codice MedTech che implicano sostanzialmente aggiunte e precisazioni su argomenti già esistenti quali:

  • il sottolineare la differenza tra grant educazionali e sponsorizzazione diretta;
  • il non fare più riferimento a doni ma gadget promozionali negli eventi che non devono mai essere erogati in forma di denaro e che non devono superare un certo valore economico. I gadget promozionali devono essere coerenti con il lavoro del professionista e/o di beneficio per il paziente;
  • l’anticipazione del termine per inserire gli eventi sul Conference Vetting System, un sistema indipendente che controlla l’adempimento di una serie di requisiti da parte degli eventi organizzati da terze parti secondo le norme del codice MedTech.

Il Conference Vetting System

Si tratta di un portale in cui le aziende o le terze parti inseriscono il proprio evento entro due mesi dal suo inizio. Il sistema in questo modo verifica se il Congresso è adatto o meno a ricevere finanziamenti dalle aziende membro attraverso grant educazionali, simposi satellite, materiale promozionale.

Quali sono i criteri attraverso cui il CVS decide se sponsorizzare o meno un evento?

  • programma scientifico: deve essere inserito sotto forma di planning dettagliato con orari e rispettive relazioni. Devono essere previste minimo 6 ore di sessioni di lavoro per un congresso di un giorno intero e minimo 3 per un congresso di mezza giornata;
  • area geografica e location: l’evento deve tenersi in un luogo centrale rispetto ai Paesi di provenienza dei partecipanti. La location deve essere facilmente raggiungibile dall’aeroporto o da stazioni ferroviarie e fornire tutte le strutture necessarie allo svolgimento dell’evento;
  • benefit inclusi nel pacchetto dell’iscrizione: devono essere esclusivamente programma scientifico, gadget e materiale autorizzato e necessario allo svolgimento delle attività congressuali;
  • materiale informativo e promozionale: deve essere incentrato sul contenuto scientifico e non sulla location o su attività ludiche.

Il codice MedTech è sottoposto a continui aggiornamenti pubblicati sul sito ufficiale dell’associazione ai fini di garantire chiarezza e trasparenza per il rispetto delle regole da parte di tutti gli attori coinvolti nelle relazioni tra industrie medicali e professionisti e organizzazioni sanitarie.

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