Smart working, lavorare da casa non è così male

Lo smart working fa ormai parte della nostra quotidianità. Un tutt’uno con i nostri ritmi, arredamenti, outfit, abitudini e personalità.

I freelance, già da tempo avvezzi al lavoro da remoto, si staranno facendo parecchie risate di fronte all’euforia da smart working. La maggior parte dei lavoratori italiani invece solo ora si sta adeguando ai nuovi ritmi, da sempre scanditi da processi aziendali anche obsoleti. Ma sta anche scoprendo tante nuove opportunità.

Lavorare in smart working non significa solo essere padroni del proprio tempo ma entrare in contatto con alcune delle nuove tecnologie. Forse è arrivato il momento di digerire i nuovi canali e le piattaforme digitali, così semplici da usare e che ci stanno rendendo questi giorni meno pesanti.

Utilizzando gli strumenti offerti dalle piattaforme è anche possibile realizzare eventi e congressi online e continuare così, anche da remoto, a mantenere i contatti e creare occasioni di incontro e di approfondimento utili per la propria attività.

I nostri strumenti di web conference

Quanto è grande il bisogno di sentirci connessi con il mondo esterno? Quanto quello di comunicare in qualsiasi forma? I social network ci stanno dando una gran mano in questo senso. Forse anche alla nonna che magari solo ora ha deciso di iscriversi a Facebook o a Instagram per rimanere in contatto con i nipoti e seguirli nella loro, seppur limitata, quotidianità.

Il contatto è vitale sia per soddisfare la semplice esigenza, in questi giorni non così scontata, di sentirsi vicini l’uno con l’altra che per coordinarsi con i propri team di lavoro.

Ora più che mai forse abbiamo capito quanto sia impossibile lavorare senza un pc e non approcciarsi alle piattaforme di web conference, nate proprio per facilitare lo smart working.

Queste sono le piattaforme di web conference che stiamo utilizzando noi per coordinarci settimanalmente. Abbiamo voluto sperimentarne diverse, vuoi per curiosità, vuoi per studiare delle soluzioni future utili:

Skype

Alzi la mano chi non ha riattivato il caro vecchio Skype. Personalmente l’ultima volta che l’ho usato è stata sei anni fa. Adesso usiamo molto più spesso le video chiamate su Whatsapp, Facebook o Instagram. Skype però permette di aggiungere fino a 50 partecipanti alle riunioni. Allo stesso tempo ha attivo un sistema di messaggistica istantanea multimediale e può integrarsi a piattaforme per la produzione di contenuti: podcast e dirette streaming.

Zoom

La sua versione gratuita ospita fino a cento partecipanti con una durata massima delle web conference, se partecipano più di due persone, di 40 minuti. Presenta caratteristiche avanzate come il programmare le riunioni, la moderazione delle stesse, il silenziare i partecipanti e dargli la possibilità di alzare la mano se vogliono intervenire. Registra le conferenze e ricorda, per molti aspetti, Go to Webinar, una delle piattaforme di web conference più utilizzate dalle agenzie di formazione online. Zoom permette ai partecipanti di unirsi a più meeting in contemporanea e agli amministratori di ricevere i report delle conferenze: numero di partecipanti, tempo di durata delle riunioni, quante se ne stanno tenendo contemporaneamente all’interno della tua azienda.

Webex

È la piattaforma di web conference di Cisco. Offre una prova gratuita di un mese per i piani a pagamento. In questo periodo il tempo di prova è allungato a 90 giorni. Sempre la versione gratuita consente la partecipazione fino a 100 persone, con riunioni lunghe fino a 24 ore. Le funzionalità tecniche sono molto simili a quelle di Zoom: alta qualità dei video, programmazione delle riunioni, personalizzazione degli inviti inserendo nei link il sito dell’agenzia o azienda, moderazione, registrazione delle web conference. A differenza di Zoom però Webex non dispone della reportistica e richiede più tempo nel registrarsi e creare delle riunioni.

Molti, insomma, gli strumenti forniti dai canali digitali che aziende e anche imprese individuali possono utilizzare per poter implementare e valorizzare la propria attività pur lavorando da remoto, creando così occasioni di incontro per presentarsi, farsi conoscere e ampliare i propri contatti.

Una possibilità, in questo senso, è rappresentata dalla realizzazione di congressi online che danno modo agli utenti di poter partecipare in tempo reale a eventi organizzati in rete tramite piattaforme di web conference e altri servizi di teleconferenza.

E voi quali piattaforme di web conference state utilizzando? Potreste indicarcene qualcun’ altra o siete d’accordo con la nostra analisi?

Realizzare un congresso online grazie alle piattaforme di web conference

In questo periodo di lockdown, le nuove tecnologie ci stanno aiutando notevolmente nella reinterpretazione di molte delle attività che eravamo soliti svolgere di persona. Anche i congressi, come molte altre tipologie di eventi, possono essere realizzati online. 

Fare sic et simpliciter un confronto tra l’esperienza reale e quella digitale sarebbe probabilmente ingeneroso nei confronti delle nuove tecnologie. Non tutto può essere trasferito dal reale al virtuale. Nel caso dei congressi, ad esempio, la ricchezza del confronto libero e diretto dal vivo, non può essere paragonata con l’esperienza di rapporto digitale. 

Se però si è disposti ad affrontare un webinar senza pregiudizi e senza fare confronti con gli eventi in presenza, ci si renderà facilmente conto di come anche i congressi online possano essere validi, da ogni punto di vista.

Le piattaforme realizzate appositamente realizzate per i webinar dispongono infatti di funzioni avanzate che agevolano l’organizzazione dei convegni.

Un esempio su tutti è la già citata piattaforma Go To Webinar che offre più stanze virtuali per gestire lavori di gruppo e meeting all’interno di uno stesso evento. Stanze che possono, ad esempio, essere utilizzate per incontri con gli sponsor. Accedervi è molto semplice: basta cliccare sul logo di uno degli sponsor presenti sulla pagina dell’evento, iscriversi e quindi partecipare a un incontro con lo stesso. 

Di applicativi che possono essere utili per organizzare congressi online ne esistono, naturalmente, molti. Anche Zoom, MegaMeeting e Adobe Connect, possono essere delle valide alternative in tal senso.

La prima cosa da fare quando si organizza un congresso online è quindi vagliare preventivamente le varie alternative disponibili per scegliere la più adatta alla tipologia di convegno. 

Una volta selezionata la piattaforma bisognerà reinterpretare la propria idea di evento seguendo le caratteristiche tecniche e funzionali della piattaforma utilizzata. Se si decide di avvalersi di una piattaforma non realizzata ad hoc bisognerà necessariamente scendere a compromessi. Alcune cose, semplicemente, non si potranno fare. Ma questa fase di progettazione del congresso può anche essere foriera di nuove idee, derivanti proprio dalle caratteristiche intrinseche degli strumenti utilizzati. L’utilizzo di piattaforme di web conference, ad esempio, permette un agevole scambio in diretta di feedback scritti, che possono essere lasciati senza interrompere il lavoro del convegno. Cosa che può essere molto utile e che nei convegni in presenza non è sempre semplice realizzare.

Anche nel caso dei convegni online, la ricerca degli sponsor resta un momento centrale dell’organizzazione dell’evento. Bisogna riuscire a garantire spazi di visibilità all’interno dell’evento capaci di interessare i partecipanti e, ovviamente, reinterpretare l’offerta commerciale. La distribuzione di gadget e l’allestimento di stand e punti informativi sono naturalmente complessi da organizzare online, ma con un po’ di creatività e con la giusta esperienza si possono comunque trovare formule nuove per rispondere ad esigenze tradizionali. 

Elemento che diventa centrale nell’organizzazione dei congressi online – ben più che nei normali eventi – è la stabilità delle infrastrutture informatiche su cui si basa il convegno. Da tempo ormai la tecnologia ha impattato sull’organizzazione degli eventi in generale. Proiettori, microfoni, traduzioni simultanee, wall, profili social: gli eventi, anche quelli scientifici, richiedono ormai da anni un’attenzione speciale alle infrastrutture informatiche. Nei convegni online, però, l’infrastruttura informatica e la capacità tecnica di problem solving diventano davvero l’elemento cruciale che può far la differenza tra il successo e l’insuccesso di un evento.