Gestionali per eventi: l’importanza di avere piattaforme efficienti
La chiave per un evento di successo? Sicuramente la pianificazione e la cura dei dettagli. Per quanto possa essere gratificante e appagante quando in un evento fila tutto liscio, l’impegno di energie fisiche e mentali richiesto è molto elevato. Senza considerare che, spesso, nonostante l’impiego di tutte le forze necessarie e il tempo che si dedica alla creazione di un evento, la possibilità dell’errore è sempre dietro l’angolo. Avere tutto sotto controllo è complicato, soprattutto quando non ci si affida ai giusti collaboratori. Ecco perché un software gestionale per organizzare eventi è uno strumento indispensabile per facilitare il lavoro e per assicurare un’ottima riuscita, qualunque sia l’oggetto della pianificazione.
Un software gestionale per eventi è un programma studiato ad hoc per semplificare, monitorare e avere il pieno controllo su tutti gli aspetti riguardanti l’organizzazione e la pianificazione. Un aiuto concreto che si rivela indispensabile, non solo per rendere il lavoro più facile, ma anche per perfezionare tutti i dettagli. Dalla registrazione al check in, dalla promozione all’analisi e gestione dei dati dei partecipanti. I software per l’organizzazione sono un partner infaticabile e indispensabile per chi lavora nel campo dell’organizzazione eventi.
I programmi gestionali sveltiscono i processi e gli step necessari nel grande ingranaggio che è l’organizzazione di un evento. Un enorme risparmio in termini di tempo, che si ottiene grazia alla digitalizzazione e a processi completamente – o parzialmente – automatizzati, quali ad esempio l’iscrizione, l’accoglienza, l’accreditamento e la gestione dei report post evento. Non solo vengono minimizzati i complessi e noiosi sistemi amministrativi, ma anche gli errori vengono ridotti al minimo, rendendo le comunicazioni tra organizzatori e fornitori più efficienti e immediate, consentendo, inoltre, di avere sempre la situazione organizzativa sotto controllo e di verificare, monitorare e correggere in ogni momento qualunque aspetto del processo di pianificazione.
Esistono differenti tipi di software gestionali per eventi, strumenti più o meno completi e complessi, che a volte risulta un po’ complicato impostare in base alle proprie esigenze. I più importanti programmi in commercio sono studiati per essere compatibili con la maggior parte dei bisogni e necessità che si hanno in questo campo. Hanno certamente infinite possibilità di personalizzazione, ma questo richiede anche una certa dimestichezza e un’ampia conoscenza del software nel suo complesso. Ecco perché è sempre auspicabile che chi si occupa di organizzazione eventi abbia una sua piattaforma dedicata, creata, personalizzata e modellata in base agli scopi e alle esigenze della sua nicchia di mercato. Questo è ancora più vero se si esaminano gli ultimi anni appena trascorsi. La pandemia ha modificato il mondo degli eventi, forzando la mano e spingendo sempre di più verso un quasi totale passaggio al mondo digitale, trasferendo la maggior parte di essi dal mondo reale a quello virtuale. Se prima si aveva necessità di grandi e ampie sale o strutture per accogliere i numerosi partecipanti a congressi, seminari e convention, ora servono piattaforme efficienti e organizzate, in grado di gestire e coordinare sia eventi in presenza che da remoto o addirittura in modalità mista. Un gestionale proprietario assicura la massima autonomia organizzativa e consente non solo di lavorare in maniera efficiente, ma anche di soddisfare nel particolare tutte le più importanti richieste dei clienti.
Una piattaforma ben strutturata consente di pianificare e aggiungere contenuti in applicazioni personalizzate, che guidano i partecipanti a vivere una completa esperienza immersiva, prima, durante e dopo l’evento. Come si può intuire, software di questo tipo si ritrovano irrimediabilmente a dover gestire una grande quantità di dati provenienti dai partecipanti. E questo è un altro significativo punto a favore dell’utilizzazione di una piattaforma proprietaria da parte dell’organizzatore, che si occuperà, anche, di gestire i dati in completa sicurezza, senza doverli inserire in software terzi, e utilizzarli per creare report e analisi che permettano di migliorare costantemente il servizio offerto.
I moderni software gestionali fanno molto di più che occuparsi solo dell’organizzazione: sono in grado di controllare l’evento, misurarne il risultato e il gradimento, gestire la comunicazione e il follower up dei partecipanti. Sono sicuramente uno dei tasselli indispensabili quando si crea un evento di successo. Fenicia Events & Communication ha da tempo scelto questa strada, per offrire ai suoi clienti il massimo dell’efficienza grazie ad un gestionale “fatto a mano”, proprietario e personalizzato. Per assicurare un’organizzazione sempre perfetta non ci si può accontentare di soluzioni tecnologiche improvvisate o standardizzate.
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