Kick-off meeting: struttura, obiettivi e strumenti di una riunione di inizio progetto

Chi ben comincia è a metà dell’opera. Il famoso detto popolare ci fa capire quanto è importante iniziare bene un progetto. Che si tratti di un evento, del lancio di un prodotto o della preparazione di un preventivo, il kick-off meeting è il punto di partenza per raggiungere risultati di successo.

Con il project kick-off meeting si identifica il primo incontro tra il team che si occuperà di un progetto e il suo responsabile. È il momento in cui si stabiliscono gli obiettivi da raggiungere, le strategie da attuare e in cui si affidano i ruoli e le responsabilità.

Il kick-off meeting è l’ossatura che tiene insieme qualunque progetto.

Introduzione del project manager

Solitamente il responsabile dell’introduzione è il project manager, che presenterà i componenti del team e le loro mansioni all’interno del progetto, permettendo a tutte le parti di conoscersi e creare gruppo.

Descrizione degli obiettivi del progetto

È il momento di descrivere gli obiettivi che si vogliono raggiungere. In questa fase è molto importante essere chiari e concisi sul perché si sta lavorando a questo progetto e quale sia il suo scopo. Questo permetterà al responsabile di allineare il team e farlo lavorare nella maniera più efficiente possibile.

Definizione del piano di azione

Una volta spiegati gli obiettivi prefissati, è il momento di definire strategia e piano d’azione. Si tratta di un piano redatto a grandi linee. Si scenderà nel dettaglio man mano che il progetto andrà avanti e durante le riunioni successive.

Allocamento delle risorse sulle varie mansioni

Ogni membro del team dovrà avere un incarico ben preciso e dettagliato in base alle proprie competenze. Anche in questo caso è importante che il team sia perfettamente allineato sui ruoli e le responsabilità affidate a ciascuno, in modo da evitare problemi di incomprensione che potrebbero ritardare il raggiungimento degli obiettivi.

Gestione delle scadenze (timeline del progetto)

È importante in questa fase identificare una timeline, cioè una scadenza entro la quale le diverse fasi del progetto devono essere portate a conclusione. Saranno anche fissate le date per le successive riunioni del team.

Redazione e approvazione della scheda di progetto

È la fase conclusiva del kick-off meeting: la redazione della scheda progetto che dà ufficialmente inizio ai lavori e che verrà presentata dal project manager all’organizzazione aziendale per l’approvazione finale.

Obiettivi del kick-off meeting

L’obiettivo di un kick-off meeting è dunque molteplice. Da una parte risponde all’esigenza di far incontrare il team di persone che dovranno lavorare insieme al progetto e che, come degli ingranaggi perfettamente oleati, dovranno svolgere ognuno il proprio compito per convergere tutti nel raggiungimento dell’obiettivo finale. Dall’altra definisce il piano di azione, dividendolo in fasi che, una volta concluse, porteranno alla realizzazione del progetto.

Un kick-off meeting è dunque il momento fondamentale per far in modo che un team lavori bene insieme e che sia informato su tutta la complessità del progetto. Per riassumere una KOM ha il compito di :

• far conoscere il team di lavoro;
• definire ruoli e mansioni;
• impostare tempistiche, riunioni intermedie e scadenze;
• confrontarsi su eventuali criticità sollevate dai membri del team;
• fare brainstorming e il più possibile chiarezza su tutti i punti del progetto

Quali strumenti possono essere utili per un kick-off meeting

Esistono diversi strumenti che rendono la vita del Project manager e del suo team molto più semplice, consentendo di organizzare e pianificare al meglio il follow up di una kick-off meeting e di lavorare ad un progetto nel miglior modo possibile. Tra quelli più utili segnaliamo:

Asana

Asana è una piattaforma dalle mille utilità. Lo strumento perfetto per organizzare un team e fare in modo che i membri comunichino tra di loro in maniera semplice e veloce. Una piattaforma che riunisce tutto il lavoro e lo rende disponibile a colpo d’occhio. Tra le più apprezzate a livello internazionale, Asana è stata fondata nel 2008 da Moskovitz e Rosenstein.

Diagramma di Gantt

È uno strumento molto utile per la pianificazione di un progetto perché consente di avere una rappresentazione dei dati e di renderli immediatamente consultabili. Deve il suo nome all’ingegnere che l’ha ideato nel 1917. Sull’asse delle ascisse presenta l’arco temporale e su quello delle ordinate le varie operazioni che costituiscono il progetto.

Slack

Slack è una piattaforma di messaggistica istantanea pensata per le aziende, una specie di social network aziendale privato. Semplifica la vita dei team molto numerosi, gestendo e categorizzando le comunicazione in maniera veloce ed efficace.