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Project management: fasi, metodi e ruoli nella gestione dei progetti complessi

Il successo di un progetto si riconosce dall’organizzazione. Ogni lavoro, infatti, dal più piccolo al più complesso, ha bisogno di un piano di azione articolato in diversi step da mettere in campo in modo ordinato e ragionato. 

È questo l’ambito di riferimento del project management, inteso in senso lato come la gestione complessiva di un progetto in ogni sua fase.

Le fasi dei progetti

Ogni progetto deve essere pianificato, studiato e organizzato. Ecco perché è fondamentale prevedere una riunione iniziale, il kick-off meeting, utile a suddividere in fasi il progetto completo:

Avvio: è quando si valuta l’idea stessa del progetto. È in linea con gli obiettivi di business? È attuabile? Sono tante le domande da porsi. Perché da quelle dipenderà poi tutta la fase successiva. Nello step iniziale è bene chiarire gli obiettivi degli stakeholder, le risorse umane ed economiche disponibili nel complesso.

Pianificazione: in questa fase si passano in rassegna gli obiettivi, che devono essere quantificabili, chiari, realistici e attuabili. Si passa poi alla stima analitica dei costi per la realizzazione del progetto in modo da massimizzare le risorse a disposizione e scandagliare i rischi, che possono essere all’ordine del giorno. La pianificazione, in sintesi, è uno sguardo dettagliato sul percorso da intraprendere. 

Esecuzione: dopo il pensiero c’è l’azione. Una delle fasi più delicate in questo processo è infatti l’esecuzione dello stesso, con la distribuzione delle risorse nelle varie aree di competenza. È una fase sempre cruciale che richiede capacità di problem solving da parte del project manager. 

Monitoraggio: per sapere quale direzione si sta prendendo ed evitare le buche, un progetto dev’essere monitorato costantemente. Non solo alla sua conclusione. Riunioni, compilazione di stati di avanzamento lavori e quant’altro possa servire a un aggiornamento in corso d’opera sono tutti passi fondamentali alla buona riuscita di un progetto. 

Conclusioni: le analisi dei risultati ottenuti devono essere relazionate anche nella fase finale, quando il progetto si è concluso. In questo modo, si riuscirà a capire se gli obiettivi prefissati sono stati raggiunti, ma anche ad avere dei processi di business sempre più snelli ed efficienti. 

I metodi per gestire progetti complessi

Non esiste una sola tecnica di project management né, tantomeno, la gestione dei progetti prevede un’unica maniera di portarli a termine. I metodi per gestire progetti complessi possono essere utilizzati in alternanza e possono compensarsi a vicenda.

Passiamo in rassegna quelli più conosciuti:

Agile: nato nell’ambito dello sviluppo software, la gestione Agile è finalizzata all’ottenimento di risultati veloci e con scadenze reiterate. Particolarmente adatto a contesti non completamente pianificabili, si basa solitamente sulla suddivisione in piccoli team e prevede un rapporto stretto con il cliente. La metodologia Agile si concretizza solitamente in scadenze e allocazioni di budget definite e calendarizzate con obiettivi di sviluppo definiti sempre in un’ottica incrementale. È, insomma, un metodo flessibile e in grado di adattarsi ai contesi caratterizzati strutturalmente da imprevisti e nuove acquisizioni, come ad esempio la ricerca e sviluppo.

Scrum: questo metodo è l’evoluzione dell’Agile e anch’esso si è sviluppato nell’ambito dello sviluppo di software. Cardine di questa metodologia è l’empirismo e, come quella Agile, è caratterizzata da iterazione e incrementalità. Dal controllo empirico derivano i tre concetti cardine della metodologia: la trasparenza dei processi, che possono perciò essere verificabili da parte del responsabile, le frequenti ispezioni e il conseguente adattamento in fieri in relazione a ciò che emerge dall’ispezione.

Kanban: il kanban è un metodo operativo che ha origine nelle industrie (la Toyota, in particolare) e che in questo settore serve per riuscire a far circolare le informazioni in modo organico all’interno dell’azienda e tra azienda e fornitori. Questo metodo è finalizzato alla riduzione dei colli di bottiglia. Le varie fasi operative vengono perciò schedulate in base alle concrete capacità operative di chi si occupa del progetto. Caratteristica del metodo Kanban è la visualizzazione su bacheca (detta appunto “kanban board”, dell’avanzamento dei processi). 

Waterfall: una sorta di ciclo continuo, senza discontinuità: ecco spiegato in due parole la “metodologia a cascata”. È perfetto per progetti molto chiari sin dall’inizio, in questo senso può essere considerato l’opposto del metodo Agile. La sua origine si deve all’applicazione delle fasi di sviluppo tipiche della manifattura all’ingegneria dei software. Si articola in alcune fasi tradizionali e definite che, quando un’azienda è a regime, raramente subiscono imprevisti o modifiche (come accade, per l’appunto, nelle manifatture tradizionali). Le fasi sono: analisi dei requisiti, progettazione, sviluppo, collaudo e manutenzione.

I ruoli del project management

Abbiamo visto come la gestione di un progetto sia complicata e certosina. Ma soprattutto come questa non possa essere demandata a una sola figura professionale. Ogni ruolo ha una competenza diversa e, insieme alle altre, si integra e completa nel raggiungimento degli obiettivi. 

Vediamo insieme quali sono le figure principali del project management:

Project manager: è il perno dell’organizzazione, la persona che coordina e guida il team. E ovviamente ne è responsabile.

Stakeholder: con questo nome si identificano tutti quei soggetti che, in qualche modo, prendono parte al progetto e alla sua realizzazione. L’insieme, cioè, di chi ha interessi, di qualsiasi natura, all’interno di un progetto. Può essere, ad esempio, un gruppo all’interno dell’organizzazione aziendale, ma anche il pubblico finale a cui quel progetto è destinato.

Sponsor: è sia chi mette in campo investimenti per la realizzazione di un determinato progetto, ma anche, talvolta, chi ha ideato il progetto stesso. In quest’ultimo caso il ruolo dello sponsor diventa particolarmente rilevante.

Membro del team: i progetti sono giochi di squadra e i membri di un team la parte attiva. Ognuno di loro ha una specifica competenza da mettere al servizio del project management.

Cliente: chi paga per il progetto? Chi ne trarrà beneficio? Il cliente è l’ultimo tassello del puzzle, ma probabilmente il più importante. Perché ogni singola azione, generica o specifica, va fatta in funzione della sua soddisfazione finale. 

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