Come organizzare eventi durante il Covid 

Durante gli ultimi mesi abbiamo assistito a una ripresa graduale delle attività economiche e di alcune forme di aggregazione che, durante il periodo di emergenza Covid-19, si erano dovute bloccare per non creare situazioni a rischio di contagio.

Malgrado le incertezze iniziali, i dubbi e la preoccupazione riguardo la possibilità di riprendere qualsiasi attività che richiedesse una presenza fisica, anche il settore eventi sta ripartendo con le sue attività.

Oltre che continuare a realizzare eventi virtuali, già durante l’estate, soprattutto grazie al fatto di poter sfruttare adeguati spazi all’aperto, dal 15 giugno 2021 nelle zone gialle e bianche è possibile aprire agli eventi in presenza. Il tutto, ovviamente, solo se adottando le dovute procedure e misure di sicurezza in accordo nel rispetto delle linee-guida emanate dalla Conferenza delle Regioni e approvate dal Comitato tecnico-scientifico.

A quali eventi si può partecipare e come

Eventi aziendali, meeting, convention, congressi, eventi formativi, fiere, festival, spettacoli, concerti: l’emergenza Covid-19 ha inciso profondamente su ogni tipo di manifestazione che naturalmente richiede un pubblico in presenza e in molti casi abbiamo assistito alla necessità di annullare molti eventi per evitare si potessero creare situazioni non sicure.

Oltre alla necessità di regolamentare in modo adeguato la progettazione, la gestione e lo svolgimento di eventi pubblici, c’è da dire che la situazione ha portato con sé anche nuove idee e interessanti cambiamenti e che attualmente, nel rispetto di procedure e regole adeguate, è possibile realizzare e partecipare ad alcuni eventi in tutta sicurezza.

I punti sui quali si è reso necessario riflettere e trovare soluzioni hanno riguardato soprattutto la gestione dell’accesso ai luoghi in cui gli eventi si svolgono (comprese le procedure di iscrizione, che possono garantire per esempio maggiore sicurezza se realizzate online, evitando così assembramenti); il mantenimento di adeguate distanze durante lo svolgimento dell’evento; la predisposizione di adeguati strumenti di protezione (per esempio la distribuzione di mascherine a tutti i partecipanti all’evento), oltre che, ovviamente, un’adeguata sanificazione e igienizzazione e la messa in sicurezza non solo dei partecipanti agli eventi, ma anche dei lavoratori.

Vogliamo ricordare che una completa sicurezza può essere garantita solo con il rispetto di procedure adeguate, e che perché ciò sia reale, è necessario che ogni fase di progettazione, organizzazione e gestione di un evento venga seguita ed eseguita da personale competente. Solo un’organizzazione professionale, infatti, può rendere più sicuri eventi che altrimenti potrebbero non garantire completa sicurezza.

Gli eventi virtuali nella pandemia di Coronavirus

L’orientamento generale, durante il periodo di fermo delle attività a causa dell’emergenza Covid-19, è stato quello di digitalizzare gli eventi con eventi in live streaming, webinar, formazione online e altre forme di eventi virtuali.

Una soluzione che, soprattutto all’inizio del periodo di emergenza, è stata utile per mantenere il collegamento tra imprese e pubblico, e che poi, adeguatamente progettata e gestita, è risultata essere funzionale a diverse tipologie di attività e una valida alternativa a molti incontri in presenza.

La necessità di dover mettere in completa sicurezza le persone durante l’emergenza Covid-19 ha infatti dato modo di implementare e migliorare l’organizzazione di eventi virtuali, pensando e studiando anche nuovi format che a tutt’oggi, se adeguatamente gestiti da personale qualificato come quello messo a disposizione da agenzie specializzate nell’organizzazione di eventi, risultano non solo essere la tipologia di manifestazione che garantisce la maggiore sicurezza, ma, in molti casi, risultano altrettanto efficaci e proficui degli incontri in presenza.

Nel caso degli eventi digitali, le competenze tecniche e l’abitudine a realizzare eventi in modalità mista (digitale/in presenza) già prima della pandemia fanno oggi la differenza. Una conoscenza approfondita delle piattaforme tecnologiche e la capacità di adeguarle all’esigenza specifica dei promotori risultano infatti decisive nell’organizzazione di un evento virtuale di successo. Si tratta di competenze specifiche che solo agenzie da sempre orientate al digitale possono garantire.