Software per gestire gli eventi, un gioco da ragazzi… per tutti

Il punto non è automatizzare, ma semplificare… per tutti.
L’esperienza congressuale è sempre più vicina all’interazione e orientata a rendere alle persone la vita più semplice.

Questo non significa rendere piatta e uguale per tutti un’esperienza ma agevolarla per diventare sempre più autonomi nella gestione dei propri rapporti con gli interessi privati e professionali. E questo vale sia per chi eroga i servizi che per chi li riceve.

Organizzare eventi significa creare un’esperienza in cui le persone finiscono per riconoscersi e far vivere ai partecipanti qualcosa che valga la pena ricordare. Se facciamo tutti parte di un unico grande ecosistema ormai che è il web, dove si sono trasferite la maggior parte delle nostre azioni e abitudini, sappiamo che è fondamentale ritrovare le stesse e i nostri percorsi all’interno di questo enorme labirinto, e riconoscersi.

Ma soprattutto è fondamentale rendere più fluida la comunicazione con quello che stiamo acquistando, prodotto o servizio che sia, e riceverne ulteriori benefici.
Sviluppare dei software di gestione di siti, nello specifico per eventi, significa investire in un primo momento per trarne beneficio in seguito, un beneficio che in realtà non termina mai.

Perché dovresti investire su un software di gestione eventi

Utilizzare un software per la gestione di eventi non significa automatizzare e rendere meccanici i processi organizzativi. La creatività, la cura dei dettagli e il monitoraggio in prima persona delle diverse fasi che riguardano l’organizzazione non potranno mai essere delegate a una macchina. Ma è anche vero che avere il controllo su tutto spesso è molto complicato. Quello che serve realmente è la semplificazione dei processi, che rendano sempre più autonomi sia le persone che erogano i servizi sia coloro che li ricevono. Rendere tutto più semplice aiuta a creare meno problemi, risolvere nel minor breve tempo possibile gli intoppi e far in modo che tutto scorra in maniera fluida e piacevole.
Ma veniamo ai motivi per cui è utile investire su un software di gestione eventi.

Brandizzare il tuo evento

L’obiettivo di un evento è quello di rimanere impresso, di instaurare una relazione con gli ospiti, nutrire le loro aspettative e motivare le loro attese. Brandizzare un evento significa creare un biglietto da visita, dargli un’identità e semplificarne la percezione, che in questo modo rimarrà impressa nella mente delle persone. Con un software di gestione per eventi è possibile creare un’applicazione specifica, che riporti un logo e che aiuti i partecipanti a prendere confidenza con i diversi momenti della manifestazione e che racchiuda una riconoscibilità di tipo esperienziale. 

Profilazione dei partecipanti

Un software di gestione per eventi è in grado di far entrare ogni partecipante nel sistema facendolo sentire parte di una grande famiglia e creando un ponte in grado di accorciare le distanze tra il brand e il partecipante. Questo è anche il modo migliore per conoscere il tuo target e offrire contenuti pertinenti e mirati. 

Attivazione di una comunicazione integrata

L’utilizzo di un software di gestione consente di attivare una campagna di comunicazione integrata, di costruire un percorso che mette al centro la persona e che rende possibili una serie di attività collaterali, come l’invio delle newsletter, che andranno a completare, ma anche ad arricchire, il rapporto tra brand e persona.

Personalizzazione dell’esperienza

Attraverso l’automatizzazione di certi processi si sottolinea e a ribadisce il senso di un percorso, di un’appartenenza. La personalizzazione degli inviti e di ogni messaggio inviato ai partecipanti, l’invio degli attestati, l’integrazione con accreditamento ECM, sono tutti elementi che consentono di personalizzare l’esperienza e di renderla unica per ogni singola persona. 

Soddisfare le attese, superarle e creare esperienze indimenticabili è il compito di ogni organizzatore di eventi; per fare ciò ogni singolo elemento deve essere perfetto, non solo il giorno dell’evento ma anche durante tutto il processo organizzativo e quello successivo. I software di gestione eventi hanno il compito di alleggerire tutto il processo aiutandoti a rendere ogni evento un successo memorabile.

Anche Fenicia ha voluto alleggerire le esperienze di interazione con gli eventi investendo nei software dedicati. Per un’agenzia che li organizza da anni è stata la mossa più logica da intraprendere.