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Il tanto atteso rilancio del business travel

Il Covid 19 ha impattato circa il 97.3% del settore turistico congressuale. Il mondo del bleisure e della meeting industry sta provando a risalire la china costruendo servizi e soluzioni sempre più adattabili al complicato momento attuale.

È in corso un cambiamento epocale nel nostro modo di vivere, messo in chiara luce da un’emergenza sanitaria ma che in realtà sta puntando i piedi già da tempo. Gli ingredienti per i travel experts, gli event planner e molte altre figure direttamente e indirettamente coinvolte ora sono ancora di più adattabilità, creatività e grande visione.

Creatività e flessibilità nel mondo degli eventi

Il fatto che gli eventi in Italia non siano al momento vietati da nessun Dpcm, a condizione che rispettino protocolli e misure di sicurezza, non significa che le persone siano così disposte a presenziarvi e gli sponsor così propensi a investirvi. C’è timore e diffidenza di fronte a una situazione in costante evoluzione. Proprio per questo gli event planner e di conseguenza gli agenti di viaggio devono mettersi nella condizione di anticipare le possibili rimostranze e trovare un punto di accordo tra clienti, fornitori e chi prenderà parte a un evento. Ancora di più se questo presuppone uno spostamento, sia sul territorio nazionale che all’estero.

Mantenersi aggiornati sul coronavirus

Partendo dalla ovvia considerazione che al momento non è pensabile valutare opzioni di business travel al di fuori del nostro Continente, già di suo ampiamente provato dal Covid-19 , è comunque fondamentale rimanere continuamente aggiornati sulla situazione mondiale, molto connessa alla nostra. Senza fare allarmismo o seminando terrore chi lavora nella meeting industry deve avere il quadro chiaro di ciò che accade nelle varie aree geografiche potenziali mete di eventi aziendali e, se possibile, rendere pubbliche queste informazioni. O comunque facilitarne la reperibilità.

Molti sono i canali che diffondono notizie attendibili e ufficiali: dalle fonti messe a disposizione da alcune agenzie di viaggio, al sito del Ministero degli Esteri o ancora, Worldomoters con le statistiche mondiali in tempo reale o i siti degli enti di turismo statali dei vari Paesi.

Rimborsi, pacchetti e voucher

La gestione finanziaria è una delle parti più articolate, complesse e delicate di questo periodo. Polizze di cancellazione, riprotezione, rimborsi, voucher. Tutto cambia in base alle compagnie di trasporti di riferimento, alle agenzie di viaggio e agli hotel.

Esistono però delle soluzioni standard valide per ogni situazione:

  • un viaggiatore che eventualmente decide di non partire, e quindi di non partecipare all’evento, non riceve rimborso da nessun attore coinvolto: agenzia, trasporto, hotel;
  • se un evento dovesse essere cancellato ma il viaggio no e il biglietto di quest’ultimo viene acquistato personalmente dal partecipante ad intervenire deve essere la compagnia di trasporti specifica;
  • se fosse cancellato il viaggio, in aereo o in treno, si dovrebbe aver diritto al rimborso del biglietto tramite la compagnia, oppure alla riprotezione. Questo poi dipende dalle policy di ogni vettore;
  • a seguito dell’emergenza sanitaria il rimborso o voucher utilizzabile entro un anno dalla sua emissione spetta anche ai passeggeri che avevano programmato viaggi con partenza o arrivo nelle aree particolarmente colpite dal contagio, o dove è vietato l’ingresso o dove è obbligatorio osservare la quarantena.

Sostituire il business travel si può?

In questo periodo tante sono state le soluzioni per scongiurare un totale blocco delle attività nel settore fieristico e congressuale, strettamente legato al business travel. Dall’organizzazione di webinar a quella dei team building a distanza. Anche l’incentive ha voluto sopperire all’impossibilità di viaggiare con l’erogazione di premi aziendali, con i programmi incentive virtuali come le cooking class. È anche vero però che se l’ipotesi del virtuale o dell’ibrido è ormai un’alternativa assodata per l’evento, i viaggi incentive continuano a essere insostituibili sia per l’esperienza di viaggio in sé che per le attività di gruppo connesse a questi.

La nostra voglia di muoverci piano piano la riaccontenteremo. Ma poter tornare a farlo dipende soprattutto da noi.

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