Il tanto atteso rilancio del business travel

Il Covid 19 ha impattato circa il 97.3% del settore turistico congressuale. Il mondo del bleisure e della meeting industry sta provando a risalire la china costruendo servizi e soluzioni sempre più adattabili al complicato momento attuale.

È in corso un cambiamento epocale nel nostro modo di vivere, messo in chiara luce da un’emergenza sanitaria ma che in realtà sta puntando i piedi già da tempo. Gli ingredienti per i travel experts, gli event planner e molte altre figure direttamente e indirettamente coinvolte ora sono ancora di più adattabilità, creatività e grande visione.

Creatività e flessibilità nel mondo degli eventi

Il fatto che gli eventi in Italia non siano al momento vietati da nessun Dpcm, a condizione che rispettino protocolli e misure di sicurezza, non significa che le persone siano così disposte a presenziarvi e gli sponsor così propensi a investirvi. C’è timore e diffidenza di fronte a una situazione in costante evoluzione. Proprio per questo gli event planner e di conseguenza gli agenti di viaggio devono mettersi nella condizione di anticipare le possibili rimostranze e trovare un punto di accordo tra clienti, fornitori e chi prenderà parte a un evento. Ancora di più se questo presuppone uno spostamento, sia sul territorio nazionale che all’estero.

Mantenersi aggiornati sul coronavirus

Partendo dalla ovvia considerazione che al momento non è pensabile valutare opzioni di business travel al di fuori del nostro Continente, già di suo ampiamente provato dal Covid-19 , è comunque fondamentale rimanere continuamente aggiornati sulla situazione mondiale, molto connessa alla nostra. Senza fare allarmismo o seminando terrore chi lavora nella meeting industry deve avere il quadro chiaro di ciò che accade nelle varie aree geografiche potenziali mete di eventi aziendali e, se possibile, rendere pubbliche queste informazioni. O comunque facilitarne la reperibilità.

Molti sono i canali che diffondono notizie attendibili e ufficiali: dalle fonti messe a disposizione da alcune agenzie di viaggio, al sito del Ministero degli Esteri o ancora, Worldomoters con le statistiche mondiali in tempo reale o i siti degli enti di turismo statali dei vari Paesi.

Rimborsi, pacchetti e voucher

La gestione finanziaria è una delle parti più articolate, complesse e delicate di questo periodo. Polizze di cancellazione, riprotezione, rimborsi, voucher. Tutto cambia in base alle compagnie di trasporti di riferimento, alle agenzie di viaggio e agli hotel.

Esistono però delle soluzioni standard valide per ogni situazione:

• un viaggiatore che eventualmente decide di non partire, e quindi di non partecipare all’evento, non riceve rimborso da nessun attore coinvolto: agenzia, trasporto, hotel;
• se un evento dovesse essere cancellato ma il viaggio no e il biglietto di quest’ultimo viene acquistato personalmente dal partecipante ad intervenire deve essere la compagnia di trasporti specifica;
• se fosse cancellato il viaggio, in aereo o in treno, si dovrebbe aver diritto al rimborso del biglietto tramite la compagnia, oppure alla riprotezione. Questo poi dipende dalle policy di ogni vettore;
• a seguito dell’emergenza sanitaria il rimborso o voucher utilizzabile entro un anno dalla sua emissione spetta anche ai passeggeri che avevano programmato viaggi con partenza o arrivo nelle aree particolarmente colpite dal contagio, o dove è vietato l’ingresso o dove è obbligatorio osservare la quarantena.

Sostituire il business travel si può?

In questo periodo tante sono state le soluzioni per scongiurare un totale blocco delle attività nel settore fieristico e congressuale, strettamente legato al business travel. Dall’organizzazione di webinar a quella dei team building a distanza. Anche l’incentive ha voluto sopperire all’impossibilità di viaggiare con l’erogazione di premi aziendali, con i programmi incentive virtuali come le cooking class. È anche vero però che se l’ipotesi del virtuale o dell’ibrido è ormai un’alternativa assodata per l’evento, i viaggi incentive continuano a essere insostituibili sia per l’esperienza di viaggio in sé che per le attività di gruppo connesse a questi.

La nostra voglia di muoverci piano piano la riaccontenteremo. Ma poter tornare a farlo dipende soprattutto da noi.

Tornare a viaggiare nel mondo: ipotesi e realtà 

Lanciarsi in ipotesi per il prossimo futuro riguardo ai cambiamenti che l’emergenza sanitaria globale può aver prodotto è senza dubbio molto azzardato, anche perché siamo ancora in una fase delicata rispetto alla risoluzione dell’epidemia da Covid-19. 

Anche poter fare delle previsioni rispetto ai tempi di ritorno alle attività, alle abitudini, alla routine esattamente come prima dell’insorgenza della pandemia è molto azzardato.

Benché la giusta strada sia quella di essere comunque ottimisti e di continuare a cercare soluzioni che possano adattarsi alle necessarie limitazioni, il settore dei viaggi è sicuramente uno di quelli che ha risentito di più dell’emergenza sanitaria per l’impossibilità di sopperire in altri modi alle esperienze concrete di viaggio. 

Per il momento, le limitazioni in Italia riguardano ancora regioni e comuni, con restrizioni di intensità variabile a seconda dell’andamento dei contagi e con misure meno restrittive solo in casi di estrema necessità ed emergenze particolari. Disposizioni che i vari Dpcm hanno esteso di volta in volta anche agli spostamenti all’interno dell’Europa, con liste via via aggiornate dei Paesi verso i quali è possibile viaggiare e dai quali è possibile entrare in Italia, il tutto in base alle necessarie misure sanitarie da attuarsi per mettere in sicurezza la popolazione e limitare i contagi.

Da considerare, comunque, che ogni Paese ha preso le sue precauzioni e che sta vivendo fasi diverse della pandemia, e che quindi è necessario sempre tenersi aggiornati sulle disposizioni prese dai diversi Stati per gli ingressi nei loro territori.

Stessa cosa per quando riguarda i viaggi al di fuori dell’Europa: benché dall’Italia siano attualmente consentiti  spostamenti anche per il semplice turismo verso alcuni Paesi, non è escluso che alcuni di essi non abbiano posto dei limiti all’ingresso.

Per quanto riguarda i viaggi internazionali (per esempio verso gli Stati Uniti, tra le mete preferite dagli italiani, ma anche uno dei Paesi che ha sofferto di più degli effetti della pandemia) molto dipende ora dalla vaccinazione di massa messa in atto, che dovrebbe, in tempi ragionevoli, far diminuire i contagi e rendere quindi possibile una riduzione delle limitazioni agli spostamenti.

Il futuro del settore dei viaggi e la possibilità di tornare a muoversi con la stessa libertà che si aveva prima dell’emergenza sanitaria è comunque ancora molto incerto, anche se, considerando le restrizioni che si sono rese necessarie, si può prevedere che il desiderio di spostarsi e di muoversi sia cresciuto per tutti coloro che hanno dovuto subire lunghi mesi in isolamento.

Una delle ipotesi è che, quando si potrà tornare a viaggiare, si avrà, almeno inizialmente, più la tendenza a spostamenti brevi e a raggiungere mete non troppo lontane dai luoghi in cui si abita e lavora, prediligendo viaggi che abbinino lavoro e turismo. Allo stesso modo, si può prevedere la ripartenza del settore con l’organizzazione di viaggi in piccoli gruppi.

Tra le ipotesi, anche la volontà di viaggiare in modo più sostenibile nel prossimo futuro: l’emergenza sanitaria per il Covid-19 ha infatti fatto crescere la consapevolezza del nostro impatto sull’ambiente e sulle comunità locali, facendo crescere il desiderio di spostamenti che non favoriscano il sovraffollamento e siano indirizzati verso mete alternative.

In ogni caso, la prospettiva più certa è che il settore dei viaggi subirà cambiamenti una volta che saremo fuori dall’emergenza sanitaria, se non altro in termini di abitudini e prassi, comprese norme igieniche e precauzioni sanitarie, che potrebbero dimostrarsi buone regole da seguire anche in futuro per garantire viaggi e spostamenti sempre più sicuri.